20 de Setembro de 2010 / às 14:48 / 7 anos atrás

Etiqueta moderna: como lidar com a sobrecarga de email

Por Richard Baum

NOVA YORK, 20 de setembro (Reuters) - Sabemos que é educado responder perguntas e pedidos de informação rapidamente. É uma espécie de norma de etiqueta que desenvolvemos desde o tempo dos homens da pré-história e é cada vez mais uma razão para que verifiquemos BlackBerrys com frequência.

Mais de um quarto dos norte-americanos e um quinto dos britânicos que verificam emails do trabalho fora dos horários de expediente fazem isso porque sentem que existe a expectativa de que respondam rapidamente, mesmo fora dos períodos “normais” de trabalho, de acordo com uma pesquisa publicada este mês pela Xobni, uma produtora de software utilizado para buscas no programa Outlook de email.

(Usei as aspas por conta das pessoas que acreditam que as empresas abandonaram os horários normais de trabalho mais ou menos na mesma época em que a Motorola achou que seria uma boa ideia permitir que as pessoas carregassem um telefone no bolso.)

Mas respostas rápidas são muitas vezes impraticáveis, especialmente se você trabalha para uma daquelas empresas que esperam que os funcionários de fato trabalhem. Por isso, veja a seguir alguns conselhos para lidar com o excesso de mensagens sem perder a calma.

Torne-se o ninja dos filtros

O Outlook e outros softwares de email permitam que você estabeleça filtros que mostram apenas mensagens que atendam a critérios selecionados.

No meu caso, tenho um filtro chamado “contatos principais”, que me mostra apenas mensagens do meu chefe, subordinados diretos e outros endereços de email que configurei para o Outlook procurar. Eles em geral recebem as respostas mais rápidas.

Reduza o número de pessoas copiadas

Muitos de nós usam a linha “CC...” do email sem critério, enviando cópias de mensagens a todas as pessoas da organização que podem ter algum interesse pelo assunto em discussão.

Pode-se dissuadir gentilmente as pessoas que exageram na cópia explicando sobre o que exatamente desejamos ser informados, mas a melhor maneira de ensinar é pelo exemplo: se você reduzir o número de pessoas copiadas em suas mensagens, os outros o acompanharão.

Use a tecnologia

Filtros ajudam, mas o software de email na verdade deveria fazer o trabalho pesado por mim. Afinal, ele tem todos os dados para descobrir quais são meus principais contatos de acordo com a frequência com que troco mensagens com eles.

Esse é o fundamento do Gmail Priority Inbox, um recurso introduzido em 30 de agosto e que representa uma forma opcional de organizar a caixa de entrada, colocando em destaque mensagens importantes.

O Gmail precisa de um pouco de treinamento para entender o que você considera importante, mas as primeiras análises do serviço têm se mostrado favoráveis em grande parte. Não conheço recurso semelhante para o Outlook, apesar da Xobni ter afirmado que está trabalhando em maneiras de ajudar as pessoas a priorizarem sua caixa de email.

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